Correo de consultas

Este documento contiene un correo listo para copiar y enviar a Royal Clean.

Su propósito es resolver las diez decisiones de negocio que quedaron abiertas durante la construcción del sistema y que están registradas en PENDING_BUSINESS_RULES.md.

Está escrito para que lo entienda una persona sin formación técnica. No contiene nombres de archivos, ni de funciones, ni jerga. Si necesitas el detalle técnico de cada punto, está en el documento enlazado arriba.

Cómo usarlo. Copia desde «Asunto» hasta la despedida. Ajusta el saludo y la firma con los nombres reales. No hace falta que respondan todo de una vez.

Asunto

Royal Clean CRM — diez decisiones que necesitamos confirmar con ustedes

Cuerpo del correo

Buenos días:

El sistema de gestión de Royal Clean ya está terminado y funcionando. Pueden crear clientes y propiedades, programar limpiezas, asignar personal, seguir el trabajo desde el teléfono, revisar las fotos, calcular los pagos del personal y generar el reporte que se le entrega al cliente.

Durante la construcción aparecieron diez decisiones que son suyas, no nuestras. Son cosas como si las horas se redondean, o si se paga distinto un domingo: reglas del negocio, no detalles de programación. Preferimos preguntárselas antes que inventarlas, porque afectan a cuánto se le paga a cada persona y a cuánto se le cobra a cada cliente.

Nada está detenido esperando su respuesta. Para cada decisión elegimos la opción más prudente y el sistema ya está funcionando así. Lo que ustedes decidan se ajusta después desde la pantalla de Configuración, sin volver a programar nada.

Y algo que aplica a todas: cambiar una regla nunca modifica el pasado. Si mañana suben una tarifa o cambian el redondeo, los servicios ya hechos y los pagos ya registrados se quedan exactamente como estaban. La regla nueva aplica de ahí en adelante.

Se las agrupamos por tema. Respondan lo que puedan.

Sobre cómo se le paga al personal

1. ¿Las horas se pagan exactas o se redondean?

Hoy el sistema paga el tiempo exacto. Si alguien trabajó 3 horas y 7 minutos, se le pagan 3 horas y 7 minutos.

La alternativa es redondear al cuarto de hora o a la media hora. Con redondeo al cuarto de hora, esos 3 horas y 7 minutos se pagarían como 3 horas justas; y 3 horas y 8 minutos se pagarían como 3 horas y cuarto.

Conviene que sepan que el redondeo va al valor más cercano, hacia arriba o hacia abajo según corresponda. No lo dejamos siempre hacia arriba porque eso favorece siempre a la misma parte, y ésa es una decisión que les toca a ustedes.

¿Qué prefieren: tiempo exacto, al cuarto de hora, o a la media hora?

2. ¿Hay horas extra que se paguen más caras?

Hoy todas las horas se pagan igual, sin importar cuántas sean en el día.

Si en Royal Clean existe una regla del tipo «después de 8 horas se paga un 50% más», díganosla y la dejamos aplicada.

¿Existe alguna tarifa distinta a partir de cierta cantidad de horas?

3. ¿Se paga distinto los domingos, feriados o de noche?

Hoy no hay ningún recargo: un domingo se paga igual que un martes.

Si aplican recargos, indíquennos cuáles y de cuánto. El sistema ya guarda el día y la hora exactos de cada trabajo, así que empezar a aplicarlos es inmediato.

¿Aplican recargo por domingo, feriado o turno nocturno?

Sobre la operación del día a día

4. ¿Cuántas horas abierto significa «se les olvidó cerrarlo»?

Cuando alguien empieza una limpieza, el sistema cuenta el tiempo hasta que esa persona la da por terminada. Si se le olvida cerrarla, ese contador seguiría corriendo.

Hoy, si un servicio lleva más de 6 horas abierto, aparece marcado en el panel para que ustedes lo revisen.

Es importante que sepan que el sistema nunca cierra el servicio por su cuenta ni se inventa una hora de salida. Sólo les avisa. Ustedes corrigen la hora real, y queda registrado quién la corrigió y por qué.

¿Seis horas es un umbral razonable para el trabajo de Royal Clean, o debería ser más, o menos?

5. ¿El personal puede anotar los insumos que repone?

Hablamos del café, el papel higiénico, el jabón, las bolsas y demás cosas que se reponen en una propiedad y que después se le cobran al cliente.

Hoy sí pueden anotarlos, pero quedan pendientes de la revisión de ustedes. Hasta que los aprueban, no se le cobran al cliente ni aparecen en ningún número. El personal anota qué repuso y cuánto, pero nunca ve precios ni cuánto se le cobra al cliente.

Si prefieren que sólo ustedes registren insumos, se desactiva con un interruptor.

¿Dejamos que el personal los anote para revisión, o prefieren registrarlos ustedes?

6. ¿Quieren poder subir videos, además de fotos?

Hoy la aplicación sólo permite fotografías. Es lo que se usa para documentar una limpieza y es lo que carga rápido con la señal que suele haber en una propiedad.

El sistema está preparado para aceptar video, pero antes de habilitarlo necesitamos saber si de verdad lo van a usar: los videos pesan mucho más y encarecen el almacenamiento cada mes.

¿Necesitan video, o con fotos es suficiente?

Sobre el dinero en pantalla

7. ¿Dónde quieren ver los montos en dólares?

Toda la contabilidad del sistema está en colones. Ésa es la moneda oficial y no cambia.

Junto a los montos principales se muestra además el equivalente aproximado en dólares, usando un tipo de cambio que ustedes escriben a mano en Configuración. Por ejemplo: ₡51.000 ≈ $100.

Lo dejamos manual a propósito. Conectarse a un servicio que consulte el tipo de cambio automáticamente sería un costo mensual más y una cosa más que se puede caer, a cambio de muy poco.

¿Les sirve así, o prefieren verlo en más pantallas, en menos, o quitarlo?

Sobre comunicaciones y respaldo

8. ¿Quieren que el sistema envíe correos?

Hoy no se envía ningún correo. Los avisos aparecen dentro de la aplicación: cuando a alguien se le asigna un servicio, lo ve al entrar.

Podríamos enviar correos para avisos de asignación o para cambios de contraseña. No lo activamos porque implica contratar un servicio de envío y no sabíamos si lo querían.

¿Quieren correos? Si es así, ¿para qué avisos exactamente?

9. ¿Qué se hace con las fotos después de un año?

Las fotos de cada limpieza se guardan 12 meses. Después se borran, para no acumular un costo de almacenamiento que crece sin parar.

Cuando una foto se borra, el historial del servicio se conserva completo: la fecha, quién lo hizo, cuánto duró, qué tareas se completaron, los incidentes y todos los números siguen ahí. Lo único que desaparece es la imagen.

¿Doce meses está bien? ¿O hay fotos que necesiten guardar más tiempo, por ejemplo las de un daño reportado?

10. ¿Cada cuánto quieren respaldar la información?

Ésta es la más importante de la lista.

Ahora mismo no hay respaldos automáticos configurados. Tenemos documentado cómo hacerlo —una copia diaria, comprimida, cifrada y guardada fuera del servidor— pero necesitamos que nos confirmen que procedamos.

Queremos ser claros en algo: una copia guardada en el mismo servidor no es un respaldo. Si ese servidor falla, la copia se pierde con él. El respaldo tiene que salir de ahí.

¿Confirmamos una copia diaria guardada fuera del servidor? ¿Y con quién revisamos, cada cierto tiempo, que esa copia de verdad se puede restaurar?

Quedamos atentos. Como decíamos, no hace falta que respondan todo junto: cada respuesta que nos den la dejamos aplicada y se las confirmamos.

Un saludo,

Notas para quien envía el correo

No incluyas esta sección en el correo.

Las diez preguntas corresponden a los puntos 1, 2, 3, 4, 7, 8, 5, 6, 9 y 10 de PENDING_BUSINESS_RULES.md, en ese orden. Se reagruparon por tema porque así se leen mucho mejor que en el orden técnico original.
La pregunta 10 (respaldos) es la única con riesgo real de pérdida de datos. Si sólo se consigue una respuesta, que sea ésa.
Las preguntas 1, 2 y 3 afectan a dinero que se le paga a personas. Conviene tenerlas por escrito antes del primer cierre de nómina.
Al llegar cada respuesta: aplicar el cambio en Configuración, actualizar el punto correspondiente de PENDING_BUSINESS_RULES.md con la fecha y quién lo confirmó, y —si afecta a un cálculo— añadir su test.